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Le FEC peut être constitué :
La copie des FEC est remise selon des modalités définies en accord avec le vérificateur. Tous les supports sont envisageables, qu’ils soient physiques ou électroniques (CD, DVD, Clé USB, disque dur externe, serveur sécurisé de la DGFiP, etc.).
La remise ou l’absence de remise de la copie des fichiers ainsi que la remise de copies de fichiers non conformes aux normes prévues sont formalisées par écrit sur un document remis par le vérificateur et contre-signé par le contribuable.
Le principe est la remise en main propre des FEC et du document qui acte cette remise. La demande de mise en conformité et le procès-verbal d’absence de conformité ou d’absence de remise des fichiers peuvent être remis en main propre ou être adressés par courrier.
Dans le cas où le contribuable souhaite recourir à la plateforme de transmission « ESCALE », le vérificateur doit prendre les coordonnées de messagerie de son interlocuteur pour lui adresser un ticket d’envoi. Lors de ces échanges, le contribuable indique à quelle date il envisage de déposer les fichiers sur la plateforme. Lors de l’intervention sur place qui suit la transmission des fichiers via ESCALE, le document de remise des fichiers est remis, en double exemplaire, en main propre en main propre au contribuable et contresigné par ce dernier.
Le FEC est un fichier qui contient l’ensemble des écritures comptables de l’entreprise pour une période donnée.
La structuration informatique de ce fichier et les informations à transmettre pour chaque écriture ont été définies par l’administration fiscale en se fondant sur les règles de base applicables à la tenue des comptabilités et aux comptabilités informatisées (Plan comptable général, Code de commerce, Code général des impôts). En fonction du régime fiscal applicable à l’entreprise, ce sont de 18 à 22 informations qui doivent être enregistrées dans le FEC pour chaque écriture composant la comptabilité.
Il convient de préciser que, lors de sa remise au vérificateur, le FEC doit être obligatoirement accompagné d’un fichier descriptif dans lequel sont indiquées les spécificités techniques et les règles retenues pour l’alimentation des données contenues dans le FEC.
Le législateur (LPF, art. L 47 A, I) a défini de manière restrictive les opérations que les services vérificateurs peuvent conduire, sans formalisme particulier et sans garantie spécifique pour les contribuables, sur la copie dématérialisée des FEC. Par ailleurs, la loi précise que l’administration doit détruire, avant la mise en recouvrement, les copies des fichiers transmis.
L’exploitation des FEC par le vérificateur constitue une des bases de son contrôle.
Tout d’abord, le vérificateur intègre les FEC qui lui a été remis dans un logiciel de contrôle dénommé Alto 2. Lorsque cette intégration n’est pas possible en raison d’une non-conformité du FEC (par exemple si les formats requis n’ont pas été respectés), les mêmes sanctions que celles évoquées en cas de non remise du FEC sont encourues.
Puis, à partir des données intégrées, le vérificateur ne peut théoriquement effectuer que des opérations « simples » définies par l’article L 47 A I du Livre des procédures fiscales :
En pratique, le logiciel Alto 2 permet au vérificateur de réaliser des contrôles beaucoup plus poussés, qui l’aident à détecter plus facilement et plus rapidement des anomalies pouvant exister dans la comptabilité de l’entreprise, tant sur le fond que sur la forme.
Ainsi, le respect des principes fondamentaux issus du Plan comptable général, du Code de commerce et du Code général des impôts est désormais systématiquement contrôlé, alors qu’il ne l’était pas ou peu lorsque les vérifications de comptabilités étaient réalisées à partir des éditions papier ou pdf des livres comptables.
Il s’agit notamment du respect des obligations suivantes :
De même, si l’analyse des données du FEC réalisée à partir du logiciel Alto 2 fait ressortir des incohérences ou des anomalies dans la comptabilité, ou dans les opérations qu’elle retrace, le vérificateur posera des questions sur les points relevés, ou bien réalisera des contrôles supplémentaires.
Il s’agit donc simplement de faciliter le travail de « défrichage » mené par le vérificateur, afin de lui permettre de « cibler » plus précisément les investigations à mener sur place ainsi que les questions à poser sur telle ou telle écriture préalablement identifiée.
Voici quelques exemples :
En tout état de cause, le vérificateur ne peut établir son éventuelle proposition de rectification directement sur la base des seuls fichiers informatiques, mais reste au contraire tenue de conduire un débat contradictoire.
Une entreprise peut faire l’objet, à tout moment, d’un contrôle fiscal. Il peut s’agir d’un contrôle sur place, dans l’entreprise (appelé « vérification de comptabilité »), ou d’un contrôle à distance réalisé depuis les bureaux de l’administration (appelé « examen de comptabilité »).
Dans les deux cas, si la comptabilité est informatisée, l’entreprise est dans l’obligation de remettre sa comptabilité au vérificateur sous la forme d’un fichier des écritures comptables (FEC) pour chacune des périodes concernées par le contrôle.
Lors d’une vérification de comptabilité, cette remise doit avoir lieu lors de la première intervention sur place du vérificateur. A défaut, l’entreprise est passible d’une amende de 5 000 € ou, en cas de rectification à l’issue de la vérification et si le montant est plus élevé, d’une majoration de 10 % des droits mis à sa charge.
Lors d’un examen de comptabilité, les FEC doivent être adressés au vérificateur dans les 15 jours suivant la réception de l’avis par lequel il a notifié ce contrôle. A défaut, l’entreprise passible d’une amende de 5 000 €. Ces sanctions sont applicables à chaque année contrôlée.
Dès la réception de l’avis de vérification de comptabilité, le contribuable est informé du fait que la présentation de sa comptabilité dématérialisée doit être réalisée sous cette forme. Les copies des fichiers doivent être remises lors de la première intervention sur place.